Qu'est-ce que le vote par correspondance en assemblée générale de copropriété ?
Le vote par correspondance permet à un copropriétaire d'exprimer son vote sur chaque résolution inscrite à l'ordre du jour, sans être présent ni représenté à l'assemblée générale. Il remplit un formulaire joint à la convocation et le renvoie au syndic avant la séance. Ce mode de participation complète le vote en présentiel, la procuration et le vote électronique.
Le copropriétaire qui ne peut pas se déplacer le jour de l'assemblée générale n'est plus obligé de donner une procuration à un autre copropriétaire. Il peut voter directement, résolution par résolution, grâce à un formulaire dédié envoyé avec la convocation. Ce document indique pour chaque question inscrite à l'ordre du jour un choix parmi « pour », « contre » ou « abstention ».
Ce mécanisme s'inscrit dans le cadre plus large de la vie démocratique de la copropriété, aux côtés du vote en présentiel, de la procuration et du vote électronique. Le formulaire de vote par correspondance suit un modèle réglementaire fixé par arrêté, que le syndic doit joindre à la convocation.
- Vote résolution par résolution, pas un vote global sur toute l'assemblée.
- Formulaire à retourner au syndic avant la date de l'assemblée générale.
- Coexiste avec la procuration, sans obligation de choisir l'un ou l'autre.
Quel délai respecter pour envoyer son formulaire de vote par correspondance ?
Le délai de transmission du formulaire au syndic est précisé sur la convocation à l'assemblée générale elle-même. En cas de doute sur ce délai, mieux vaut contacter directement le syndic ou se référer au texte réglementaire en vigueur plutôt que de se fier à un chiffre approximatif.
Le délai figure normalement dans le courrier ou l'e-mail de convocation à l'assemblée générale, avec les modalités pratiques d'envoi (courrier, formulaire numérique via un espace copropriétaire en ligne). Un vote reçu après ce délai n'est en règle générale pas comptabilisé, ce qui revient à considérer le copropriétaire comme absent pour les résolutions concernées.
Pour éviter tout litige, il est recommandé d'envoyer le formulaire dès sa réception, sans attendre la dernière limite. En cas de contestation ultérieure sur une décision votée, le procès-verbal d'assemblée générale doit mentionner les votes par correspondance reçus et pris en compte.
- Le délai exact est indiqué sur la convocation, il peut varier selon les syndics et les textes en vigueur.
- Un envoi tardif équivaut à une absence de vote sur la résolution concernée.
- En cas de doute, contacter le syndic reste la solution la plus sûre.
Le vote par correspondance compte-t-il dans le quorum de l'assemblée générale ?
En règle générale, un copropriétaire ayant transmis un vote par correspondance valide est pris en compte dans le calcul du quorum, comme s'il participait à la séance sur les résolutions concernées. Ce point technique reste sensible : en cas de contestation, il convient de vérifier les modalités exactes auprès du syndic ou d'un professionnel du droit.
Le quorum et la majorité se calculent selon les tantièmes des copropriétaires présents, représentés ou ayant voté par correspondance ou par voie électronique. Le vote par correspondance permet donc, dans bien des cas, d'atteindre plus facilement le quorum requis pour ouvrir la séance.
Ce point diffère selon la majorité appliquée à chaque résolution : majorité de l'article 24, 25 ou 26 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965. L'article 24 retient la majorité des voix exprimées par les copropriétaires présents, représentés ou ayant voté à distance. L'article 25 retient la majorité de tous les copropriétaires de l'immeuble, qu'ils soient présents ou non. L'article 26 exige la double majorité des membres du syndicat et des deux tiers des voix. Ces règles ne sont pas identiques et méritent d'être vérifiées résolution par résolution.
- Le vote par correspondance participe au calcul du quorum d'ouverture de séance.
- La majorité applicable dépend de la nature de chaque résolution (article 24, 25 ou 26).
- Un doute sur une résolution précise justifie de solliciter le syndic avant l'assemblée.
Que se passe-t-il si une résolution est modifiée par un amendement en séance ?
Lorsqu'une résolution est modifiée par un amendement voté en séance, le vote par correspondance exprimé sur la version initiale de cette résolution peut ne pas être pris en compte pour la version amendée. Ce point technique reste débattu selon les cas : mieux vaut ne pas considérer ce vote comme automatiquement transposé.
C'est l'une des limites concrètes du vote par correspondance : le copropriétaire absent ne peut pas réagir à un amendement proposé en direct pendant l'assemblée générale. Il a exprimé son vote sur le texte initial, pas sur le texte modifié.
Pour les sujets sensibles ou complexes, comme un vote de travaux en assemblée générale ou l'adoption d'un plan pluriannuel de travaux, certains copropriétaires préfèrent donner une procuration à une personne de confiance présente en séance, plutôt qu'un vote par correspondance figé sur le texte initial.
- Un amendement en séance modifie le texte soumis au vote.
- Le vote par correspondance porte sur la résolution telle qu'annoncée dans la convocation, pas sur sa version amendée.
- La procuration reste une option pour les résolutions susceptibles d'évoluer en séance.
Comment obtenir et remplir le formulaire de vote par correspondance ?
Le formulaire de vote par correspondance est transmis par le syndic en même temps que la convocation à l'assemblée générale, sur un modèle réglementaire. Le copropriétaire coche son choix pour chaque résolution, signe le document et le renvoie au syndic dans le délai indiqué.
Le syndic a l'obligation de joindre ce formulaire à la convocation, avec l'ordre du jour complet et les documents nécessaires à la bonne information des copropriétaires. Un syndic en ligne propose souvent une version numérique du formulaire, accessible depuis un espace copropriétaire sécurisé.
Les notifications entre le syndic et les copropriétaires évoluent : depuis la loi n° 2024-322 du 9 avril 2024 et le décret n° 2025-1292 modifiant les articles 64 et 64-1 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967, la notification électronique devient le mode de communication par défaut. Le copropriétaire qui souhaite continuer à recevoir ses convocations par lettre recommandée papier doit en faire la demande auprès du syndic.
- Le formulaire suit un modèle réglementaire, le même pour tous les syndics.
- Il est joint à la convocation, sur papier ou par voie électronique selon le mode choisi.
- Chaque résolution reçoit une réponse individuelle : pour, contre ou abstention.