Qu'est-ce que le vote par correspondance en assemblée générale de copropriété ?
Le vote par correspondance permet à un copropriétaire d'exprimer son vote sur chaque résolution inscrite à l'ordre du jour, sans être présent ni représenté à l'assemblée générale. Il remplit un formulaire joint à la convocation et le renvoie au syndic avant la séance. Ce mode de participation complète la présence en séance, la visioconférence et la procuration (article 17-1 A de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965).
Le copropriétaire qui ne peut pas se déplacer le jour de l'assemblée générale n'est plus obligé de donner une procuration à un autre copropriétaire. Il peut voter directement, résolution par résolution, grâce à un formulaire dédié envoyé avec la convocation. Ce document indique pour chaque question inscrite à l'ordre du jour un choix parmi « pour », « contre » ou « abstention ».
Ce mécanisme s'inscrit dans le cadre plus large de la vie démocratique de la copropriété, aux côtés de la présence en séance, de la procuration et de la participation à distance. Le formulaire de vote par correspondance suit un modèle réglementaire fixé par arrêté, que le syndic doit joindre à la convocation.
- Vote résolution par résolution, pas un vote global sur toute l'assemblée.
- Formulaire à retourner au syndic avant la date de l'assemblée générale.
- Coexiste avec la procuration, sans obligation de choisir l'un ou l'autre.
Quel délai respecter pour envoyer son formulaire de vote par correspondance ?
Pour être pris en compte, le formulaire doit être reçu par le syndic au plus tard trois jours francs avant la date de l'assemblée générale (article 9 bis du décret n° 67-223 du 17 mars 1967). Envoyé par courrier électronique à l'adresse indiquée par le syndic, il est présumé reçu à la date de l'envoi.
La convocation à l'assemblée générale précise les modalités pratiques d'envoi (courrier, adresse électronique du syndic, espace copropriétaire en ligne). Un formulaire reçu après ce délai n'est pas pris en compte, ce qui revient à considérer le copropriétaire comme absent pour les résolutions concernées.
Pour éviter tout litige, il est recommandé d'envoyer le formulaire dès sa réception, sans attendre la dernière limite. En cas de contestation ultérieure sur une décision votée, le procès-verbal d'assemblée générale doit mentionner les votes par correspondance reçus et pris en compte.
- Délai légal : réception au plus tard trois jours francs avant l'assemblée.
- Un envoi tardif équivaut à une absence de vote sur la résolution concernée.
- En cas de doute, contacter le syndic reste la solution la plus sûre.
Le vote par correspondance compte-t-il dans le quorum de l'assemblée générale ?
La loi du 10 juillet 1965 ne fixe pas de quorum pour ouvrir l'assemblée générale. Ce qui compte, ce sont les majorités, calculées résolution par résolution. Le vote par correspondance reçu dans les délais y est intégré : la majorité de l'article 24 se calcule sur les voix exprimées des copropriétaires présents, représentés ou ayant voté par correspondance.
Les majorités se calculent en voix, selon les tantièmes. Le vote par correspondance permet donc, dans bien des cas, d'atteindre plus facilement la majorité requise, en particulier celles qui se calculent sur l'ensemble des copropriétaires.
Ce point diffère selon la majorité appliquée à chaque résolution : majorité de l'article 24, 25 ou 26 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965. L'article 24 retient la majorité des voix exprimées des copropriétaires présents, représentés ou ayant voté par correspondance. L'article 25 retient la majorité de tous les copropriétaires de l'immeuble, qu'ils soient présents ou non. L'article 26 exige la majorité des membres du syndicat représentant au moins les deux tiers des voix. Ces règles ne sont pas identiques et méritent d'être vérifiées résolution par résolution.
- Le vote par correspondance compte dans le calcul des majorités.
- La majorité applicable dépend de la nature de chaque résolution (article 24, 25 ou 26).
- Un doute sur une résolution précise justifie de solliciter le syndic avant l'assemblée.
Que se passe-t-il si une résolution est modifiée par un amendement en séance ?
Si une résolution est amendée en cours d'assemblée, le copropriétaire qui avait voté « pour » par correspondance est assimilé à un copropriétaire défaillant pour cette résolution (article 17-1 A de la loi du 10 juillet 1965). Son vote favorable n'est donc pas reporté sur le texte amendé.
C'est l'une des limites concrètes du vote par correspondance : le copropriétaire absent ne peut pas réagir à un amendement proposé en direct pendant l'assemblée générale. Il a exprimé son vote sur le texte initial, pas sur le texte modifié.
Pour les sujets sensibles ou complexes, comme un vote de travaux en assemblée générale ou l'adoption d'un plan pluriannuel de travaux, certains copropriétaires préfèrent donner une procuration à une personne de confiance présente en séance, plutôt qu'un vote par correspondance figé sur le texte initial.
- Un amendement en séance modifie le texte soumis au vote.
- Un vote « pour » par correspondance sur une résolution amendée vaut absence (défaillance).
- La procuration reste une option pour les résolutions susceptibles d'évoluer en séance.
Comment obtenir et remplir le formulaire de vote par correspondance ?
Le formulaire de vote par correspondance est transmis par le syndic en même temps que la convocation à l'assemblée générale, sur un modèle réglementaire. Le copropriétaire coche son choix pour chaque résolution, signe le document et le renvoie au syndic dans le délai indiqué.
Le syndic a l'obligation de joindre ce formulaire à la convocation (article 9 du décret du 17 mars 1967), avec l'ordre du jour complet et les documents nécessaires à la bonne information des copropriétaires. Un syndic en ligne propose souvent une version numérique du formulaire, accessible depuis un espace copropriétaire sécurisé.
Les notifications entre le syndic et les copropriétaires ont évolué : depuis la loi n° 2024-322 du 9 avril 2024, elles sont valablement faites par voie électronique (article 42-1 de la loi du 10 juillet 1965). Le copropriétaire qui souhaite recevoir ses convocations par voie postale peut le demander à tout moment ; elles lui sont alors adressées par lettre recommandée avec avis de réception (article 64-1 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967).
- Le formulaire suit un modèle réglementaire, le même pour tous les syndics.
- Il est joint à la convocation, sur papier ou par voie électronique selon le mode choisi.
- Chaque résolution reçoit une réponse individuelle : pour, contre ou abstention.