Qui convoque l'assemblée générale et quand ?
L'assemblée générale est convoquée par le syndic, au moins une fois par an. La convocation doit être envoyée à chaque copropriétaire par lettre recommandée avec accusé de réception (ou par voie électronique si le copropriétaire a donné son accord) au moins 21 jours avant la date de la réunion.
Le conseil syndical peut également demander au syndic de convoquer une AG extraordinaire. Si le syndic ne convoque pas l'assemblée malgré une mise en demeure restée infructueuse pendant plus de huit jours, le président du conseil syndical peut convoquer l'AG lui-même (article 8 du décret du 17 mars 1967). C'est un mécanisme de sécurité important en cas de carence du syndic.
L'ordre du jour : ce qui peut être voté
Seules les questions inscrites à l'ordre du jour peuvent faire l'objet d'un vote. L'ordre du jour est préparé par le syndic en concertation avec le conseil syndical. Tout copropriétaire peut demander l'inscription d'une question à l'ordre du jour, à condition d'en faire la demande par lettre recommandée dans le délai prévu par le règlement de copropriété.
L'ordre du jour type d'une AG annuelle comprend : approbation des comptes de l'exercice écoulé, vote du budget prévisionnel, désignation ou renouvellement du syndic, travaux à engager, et questions diverses. Chaque point doit être accompagne d'un projet de résolution suffisamment précis pour que les copropriétaires puissent voter en connaissance de cause.
Les 4 majorités de vote
La loi du 10 juillet 1965 prévoit quatre niveaux de majorité selon l'importance de la décision :
- Majorité simple (article 24) : majorité des voix des copropriétaires présents ou représentés. Utilisée pour les décisions courantes : approbation des comptes, budget prévisionnel, travaux d'entretien.
- Majorité absolue (article 25) : majorité des voix de tous les copropriétaires (présents, représentés et absents). Utilisée pour la désignation du syndic, les travaux d'amélioration, et l'autorisation de travaux privatifs affectant les parties communes.
- Double majorité (article 26) : majorité des copropriétaires représentant au moins deux tiers des voix. Utilisée pour la modification du règlement de copropriété, la vente de parties communes, et les actes d'acquisition.
- Unanimité : accord de tous les copropriétaires. Requise pour la modification de la répartition des charges, le changement de destination de l'immeuble, et la suppression d'un équipement collectif.
Le vote par correspondance et la visioconférence
Depuis la loi ELAN et les assouplissements lies au Covid, le vote par correspondance est un droit pour tout copropriétaire. Le formulaire de vote doit être joint a la convocation. Le copropriétaire coche son choix (pour, contre, abstention) pour chaque résolution et renvoie le formulaire au syndic avant l'AG.
La participation par visioconférence est également possible si l'AG le décide (vote à la majorité de l'article 25). Le syndic doit alors mettre à disposition un outil permettant l'identification des participants et le vote en temps réel. C'est une solution particulièrement adaptée pour les copropriétaires éloignés ou à mobilité réduite.
Le procès-verbal : un document essentiel
Le PV d'assemblée générale est le document officiel qui retrace les débats et les votes. Il doit être rédigé par le secrétaire de séance et signe par le président de séance, le secrétaire et les scrutateurs. Il mentionne pour chaque résolution le résultat du vote et le nombre de voix pour, contre et abstention.
Le syndic doit notifier le PV à tous les copropriétaires absents et non représentés dans un délai d'un mois. Ce délai est important car il fait courir le délai de contestation de deux mois. Passé ce délai, les décisions deviennent définitives.
Contester une décision d'AG
Un copropriétaire absent ou opposant peut contester une décision d'AG devant le tribunal judiciaire dans un délai de deux mois à compter de la notification du PV. Les motifs de contestation sont : le non-respect des règles de convocation, le non-respect des majorités, l'abus de majorité, ou le caractère contraire au règlement de copropriété.
La contestation ne suspend pas l'exécution de la décision, sauf si le tribunal ordonne un sursis à exécution. En pratique, les contestations aboutissent principalement pour des vices de forme (convocation hors délai, ordre du jour incomplet) ou pour abus de majorité (décision prise dans l'intérêt de certains copropriétaires au détriment des autres).