Qui convoque l'assemblee generale et quand ?
L'assemblee generale est convoquee par le syndic, au moins une fois par an. La convocation doit etre envoyee a chaque coproprietaire par lettre recommandee avec accuse de reception (ou par voie electronique si le coproprietaire a donne son accord) au moins 21 jours avant la date de la reunion.
Le conseil syndical peut egalement demander au syndic de convoquer une AG extraordinaire. Si le syndic refuse ou ne repond pas dans les 30 jours, le president du conseil syndical peut convoquer l'AG lui-meme. C'est un mecanisme de securite important en cas de carence du syndic.
L'ordre du jour : ce qui peut etre vote
Seules les questions inscrites a l'ordre du jour peuvent faire l'objet d'un vote. L'ordre du jour est prepare par le syndic en concertation avec le conseil syndical. Tout coproprietaire peut demander l'inscription d'une question a l'ordre du jour, a condition d'en faire la demande par lettre recommandee dans le delai prevu par le reglement de copropriete.
L'ordre du jour type d'une AG annuelle comprend : approbation des comptes de l'exercice ecoule, vote du budget previsionnel, designation ou renouvellement du syndic, travaux a engager, et questions diverses. Chaque point doit etre accompagne d'un projet de resolution suffisamment precis pour que les coproprietaires puissent voter en connaissance de cause.
Les 4 majorites de vote
La loi du 10 juillet 1965 prevoit quatre niveaux de majorite selon l'importance de la decision :
- Majorite simple (article 24) : majorite des voix des coproprietaires presents ou representes. Utilisee pour les decisions courantes : approbation des comptes, budget previsionnel, travaux d'entretien.
- Majorite absolue (article 25) : majorite des voix de tous les coproprietaires (presents, representes et absents). Utilisee pour la designation du syndic, les travaux d'amelioration, et l'autorisation de travaux privatifs affectant les parties communes.
- Double majorite (article 26) : majorite des coproprietaires representant au moins deux tiers des voix. Utilisee pour la modification du reglement de copropriete, la vente de parties communes, et les actes d'acquisition.
- Unanimite : accord de tous les coproprietaires. Requise pour la modification de la repartition des charges, le changement de destination de l'immeuble, et la suppression d'un equipement collectif.
Le vote par correspondance et la visioconference
Depuis la loi ELAN et les assouplissements lies au Covid, le vote par correspondance est un droit pour tout coproprietaire. Le formulaire de vote doit etre joint a la convocation. Le coproprietaire coche son choix (pour, contre, abstention) pour chaque resolution et renvoie le formulaire au syndic avant l'AG.
La participation par visioconference est egalement possible si l'AG le decide (vote a la majorite de l'article 25). Le syndic doit alors mettre a disposition un outil permettant l'identification des participants et le vote en temps reel. C'est une solution particulierement adaptee pour les coproprietaires eloignes ou a mobilite reduite.
Le proces-verbal : un document essentiel
Le PV d'assemblee generale est le document officiel qui retrace les debats et les votes. Il doit etre redige par le secretaire de seance et signe par le president de seance, le secretaire et les scrutateurs. Il mentionne pour chaque resolution le resultat du vote et le nombre de voix pour, contre et abstention.
Le syndic doit notifier le PV a tous les coproprietaires absents et non representes dans un delai d'un mois. Ce delai est important car il fait courir le delai de contestation de deux mois. Passé ce delai, les decisions deviennent definitives.
Contester une decision d'AG
Un coproprietaire absent ou opposant peut contester une decision d'AG devant le tribunal judiciaire dans un delai de deux mois a compter de la notification du PV. Les motifs de contestation sont : le non-respect des regles de convocation, le non-respect des majorites, l'abus de majorite, ou le caractere contraire au reglement de copropriete.
La contestation ne suspend pas l'execution de la decision, sauf si le tribunal ordonne un sursis a execution. En pratique, les contestations aboutissent principalement pour des vices de forme (convocation hors delai, ordre du jour incomplet) ou pour abus de majorite (decision prise dans l'interet de certains coproprietaires au detriment des autres).