Qu'est-ce que le registre national des copropriétés ?
Le registre national des copropriétés recense les syndicats de copropriétaires qui administrent des immeubles à destination totale ou partielle d'habitation (article L. 711-1 du code de la construction et de l'habitation). Il rassemble des informations administratives, financières et techniques sur chaque immeuble. Il a été créé pour mieux connaître le parc de copropriétés et orienter les politiques publiques de l'habitat.
Ce registre est géré par l'Agence nationale de l'habitat (ANAH). Il permet aux pouvoirs publics de disposer d'une vision d'ensemble du parc immobilier en copropriété, notamment pour repérer les immeubles fragiles ou dégradés. Pour comprendre les bases du fonctionnement d'une copropriété, vous pouvez consulter notre article qu'est-ce qu'une copropriété.
L'État et les collectivités peuvent obtenir les informations du registre sur les copropriétés de leur territoire, pour leurs politiques de l'habitat. Un syndicat non immatriculé, ou dont les données ne sont pas à jour, ne peut pas recevoir de subventions publiques (article L. 711-6).
- Base de données gérée par l'ANAH.
- Recense les copropriétés existantes en France.
- Sert aux politiques publiques de l'habitat.
Qui doit immatriculer une copropriété ?
L'immatriculation d'une copropriété existante relève du syndic, qu'il soit professionnel ou bénévole. Pour un immeuble mis en copropriété, c'est le notaire qui publie l'état descriptif de division et le règlement de copropriété qui fait la déclaration (article L. 711-4 du code de la construction et de l'habitation). Les démarches se font en ligne.
Le rôle du syndic dans cette démarche s'inscrit dans ses missions générales de gestion administrative. Pour un panorama complet de ces missions, vous pouvez lire notre article sur les obligations du syndic.
En cas de changement de syndic, l'ancien syndic informe le teneur du registre de la fin de son mandat dans le délai d'un mois, et le nouveau demande le rattachement de la copropriété avec son numéro d'immatriculation (article R. 711-4). Notre article sur changer de syndic détaille les étapes de transition entre deux syndics.
- Le syndic (professionnel ou bénévole) réalise la démarche.
- Pour une copropriété nouvelle, le notaire fait la déclaration initiale.
- Le nouveau syndic reprend le suivi en cas de changement.
Quelles informations doivent être transmises au registre ?
Le syndic transmet des données d'identification de l'immeuble (adresse, nombre de lots), des informations financières (budget, impayés) et des éléments techniques comme la présence d'un diagnostic ou d'un plan de travaux. Ces informations donnent une photographie de l'état général de la copropriété.
Parmi les données attendues figurent le nombre et la nature des lots, le montant du budget prévisionnel, le montant des impayés et des dettes envers les fournisseurs, ainsi que des données sur le bâti (nombre de bâtiments, étiquette énergétique si elle est disponible, nombre d'ascenseurs, période de construction, type de chauffage). Pour bien comprendre comment ce budget est construit, notre article sur le budget prévisionnel de copropriété peut vous être utile.
Le registre contient aussi le montant des provisions pour travaux (réserve financière destinée à financer les travaux futurs de l'immeuble), dont le fonctionnement est détaillé dans notre article dédié au fonds travaux de copropriété.
- Données d'identification : adresse, nombre de lots.
- Données financières : budget, impayés.
- Données techniques : diagnostics, travaux prévus.
Quand la copropriété doit-elle être immatriculée ?
Une copropriété nouvelle est immatriculée par le notaire chargé de publier l'état descriptif de division et le règlement de copropriété. Pour une copropriété existante, l'immatriculation initiale a déjà dû être réalisée par le syndic depuis plusieurs années.
Les copropriétés existant avant la mise en place du registre ont eu un calendrier progressif pour s'immatriculer, selon la taille de l'immeuble. Pour une copropriété neuve, la déclaration initiale revient au notaire ; le syndic prend ensuite le relais pour les mises à jour. Notre article sur la première AG d'une copropriété neuve explique ce moment clé.
En cas de doute sur le délai applicable à votre immeuble, il est préférable de vous rapprocher de votre syndic ou de consulter les textes en vigueur plutôt que de se fier à un chiffre approximatif.
- Immatriculation initiale par le notaire pour une copropriété nouvelle.
- Calendrier progressif appliqué historiquement pour les copropriétés existantes.
- En cas de doute, se référer aux textes officiels.
Comment mettre à jour les informations chaque année ?
Le syndic déclare chaque année les données financières dans un délai de deux mois suivant l'assemblée générale qui a approuvé les comptes de l'exercice clos (article R. 711-10 du code de la construction et de l'habitation). Il actualise en même temps les autres informations si elles ont changé.
Les informations financières déclarées sont celles du dernier exercice clos et approuvé par l'assemblée générale. Notre article sur l'approbation des comptes en assemblée générale détaille cette étape du calendrier annuel de la copropriété.
Un registre à jour reste utile pour les copropriétaires eux-mêmes, notamment lors de la préparation de documents liés à une vente ou à une recherche de financement pour des travaux.
- Mise à jour annuelle dans les deux mois suivant l'approbation des comptes.
- Porte sur le budget, les impayés et les données techniques.
- Utile pour les démarches futures des copropriétaires.
Pourquoi le numéro d'immatriculation compte-t-il lors d'une vente ?
Tout acte authentique de vente d'un lot de copropriété mentionne le numéro d'immatriculation de la copropriété (article L. 711-5 du code de la construction et de l'habitation). Si la copropriété n'est pas immatriculée, le notaire peut procéder d'office à l'immatriculation, aux frais du syndic, ce qui peut retarder la transaction.
Lors d'une vente, le notaire demande aussi au syndic l'état daté, qui détaille la situation financière du lot. Pour bien comprendre ce document, consultez notre article sur l'état daté de copropriété.
Un dossier de vente bien préparé, avec un numéro d'immatriculation à jour, évite des allers-retours entre notaire, syndic et vendeur. Cela peut aussi rassurer un acquéreur sur le sérieux de la gestion de l'immeuble.
- Le numéro figure dans l'acte de vente signé chez le notaire.
- Une erreur peut ralentir la transaction.
- C'est un repère de bonne tenue administrative de la copropriété.
Combien coûte l'immatriculation d'une copropriété ?
Le coût réel se situe surtout dans le temps de gestion administrative que la démarche représente pour le syndic. Si le syndic manque à ses obligations, les frais de l'immatriculation faite d'office par le notaire et l'éventuelle astreinte sont à sa charge, et non à celle des copropriétaires, sauf si le syndic n'est pas rémunéré (articles L. 711-5 et L. 711-6).
Ce temps de gestion fait partie des prestations courantes couvertes par les honoraires du syndic. Pour comprendre ce que comprend un forfait syndic, vous pouvez lire notre article sur les honoraires de syndic.
Si vous souhaitez comparer les prestations et les tarifs entre plusieurs syndics, notre page comparatif des syndics vous permet d'y voir plus clair, tout comme notre page tarifs pour connaître nos propres conditions.
- Astreinte possible jusqu'à 20 € par lot et par semaine contre le syndic défaillant.
- Coût principal : temps de gestion administrative du syndic.
- Généralement inclus dans le forfait de base du syndic.