Qu'est-ce qu'un état daté en copropriété ?
L'état daté est un document que le syndic adresse au notaire, à la demande de ce dernier ou du vendeur, lors de la vente d'un lot. Il détaille les sommes dues par le vendeur au syndicat et les sommes que l'acheteur devra régler après la vente. Il permet de solder les comptes entre les deux parties.
Ce document intervient au moment de la signature de l'acte de vente définitif, contrairement au pré-état daté copropriété remis lors du compromis. Il reprend les données financières actualisées à la date de la vente, avec le détail des charges de l'année en cours et des exercices précédents.
L'état daté s'appuie sur la comptabilité tenue par le syndic. Une comptabilité de copropriété claire et à jour facilite sa préparation et évite les erreurs de calcul entre vendeur et acheteur.
- Adressé au notaire, à la demande de celui-ci ou du copropriétaire vendeur.
- Daté au jour de sa rédaction, valable pour la signature à venir.
- Distinct du pré-état daté remis au compromis de vente.
Que contient l'état daté d'une copropriété ?
L'état daté précise les sommes que doit encore le vendeur au syndicat (charges courantes, appels de fonds travaux) et celles qui seront dues par l'acheteur après la vente. Il mentionne aussi, s'il y a lieu, les procédures en cours dans lesquelles le syndicat est partie (article 5 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967).
Le document mentionne notamment les charges de copropriété impayées, les provisions exigibles et les charges des exercices antérieurs. Les sommes versées au fonds de travaux (réserve obligatoire pour financer les futurs travaux) restent acquises au syndicat des copropriétaires et ne sont pas remboursées au vendeur, conformément à l'article 14-2-1 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965.
Il indique également, s'il y a lieu, l'objet et l'état des procédures en cours dans lesquelles le syndicat est partie, ainsi que les provisions non encore exigibles, par exemple pour des travaux votés en assemblée générale, qui incomberont au futur acquéreur.
- Sommes pouvant rester dues par le vendeur au syndicat.
- Sommes que le syndicat pourrait devoir au vendeur.
- Sommes qui incomberont au nouveau copropriétaire, et procédures en cours.
Combien coûte un état daté et qui le paie ?
Le coût de l'état daté est plafonné à 380 € TTC par le décret n° 2020-153 du 21 février 2020. La loi impute ces frais au seul copropriétaire concerné, c'est-à-dire au vendeur (article 10-1 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965).
Ce plafond s'applique quel que soit le syndic, professionnel ou bénévole. Un syndic ne peut pas facturer un montant supérieur pour l'établissement de l'état daté. Pour comparer les pratiques tarifaires, vous pouvez consulter notre page sur les honoraires de syndic.
- Plafond légal : 380 € TTC, quel que soit le nombre de lots vendus par le même acte.
- Imputé au seul vendeur par l'article 10-1 de la loi du 10 juillet 1965.
- Le tarif du contrat de syndic doit préciser ce montant à l'avance.
Dans quel délai le syndic doit-il remettre l'état daté ?
La loi ne fixe pas de délai chiffré précis pour la remise de l'état daté, mais le syndic doit agir dans un délai raisonnable compte tenu de la date de signature prévue chez le notaire. Un retard peut retarder la vente et engager la responsabilité du syndic si la négligence est prouvée.
En pratique, il est conseillé de solliciter l'état daté au moins trois à quatre semaines avant la date de signature, pour laisser au syndic le temps de vérifier les comptes. Un syndic qui ne répond pas aux demandes du notaire ou du vendeur peut être relancé formellement, voire mis en cause si le retard cause un préjudice avéré.
Ce point figure parmi les obligations du syndic envers les copropriétaires vendeurs, au même titre que la tenue à jour de la comptabilité et la transmission des documents de gestion.
- Anticiper la demande dès la signature du compromis de vente.
- Prévoir un délai de trois à quatre semaines avant l'acte définitif.
- Relancer par écrit en cas de silence prolongé du syndic.