Qu'est-ce qu'un état daté en copropriété ?
L'état daté est un document établi par le syndic à la demande du notaire, lors de la vente d'un lot. Il détaille les sommes dues par le vendeur au syndicat et les sommes que l'acheteur devra régler après la vente. Il permet de solder les comptes entre les deux parties.
Ce document intervient au moment de la signature de l'acte de vente définitif, contrairement au pré-état daté copropriété remis lors du compromis. Il reprend les données financières actualisées à la date de la vente, avec le détail des charges de l'année en cours et des exercices précédents.
L'état daté s'appuie sur la comptabilité tenue par le syndic. Une comptabilité de copropriété claire et à jour facilite sa préparation et évite les erreurs de calcul entre vendeur et acheteur.
- Établi uniquement à la demande du notaire, pas du vendeur seul.
- Daté au jour de sa rédaction, valable pour la signature à venir.
- Distinct du pré-état daté remis au compromis de vente.
Que contient l'état daté d'une copropriété ?
L'état daté précise les sommes que doit encore le vendeur au syndicat (charges courantes, appels de fonds travaux) et celles qui seront dues par l'acheteur après la vente. Il indique aussi le montant du fonds de travaux attaché au lot et les procédures en cours concernant la copropriété.
Le document mentionne notamment les charges de copropriété impayées, les provisions déjà versées, et la part du fonds de travaux (réserve obligatoire pour financer les futurs travaux) attribuée au lot vendu. Cette part reste acquise au syndicat des copropriétaires et n'est pas remboursée au vendeur, conformément à l'article 14-2-1 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965.
Il liste également les éventuelles procédures judiciaires en cours impliquant la copropriété, les décisions d'assemblée générale non encore exécutées, et les travaux votés en assemblée générale qui engagent financièrement le futur acquéreur.
- Solde des charges dues par le vendeur, réparties entre charges générales et spéciales.
- Montant de la part du fonds de travaux Alur (réserve financière obligatoire pour les travaux futurs) attachée au lot.
- Procédures en cours et travaux votés impactant le nouvel acquéreur.
Combien coûte un état daté et qui le paie ?
Le coût de l'état daté est plafonné à 380 € TTC par le décret n° 2020-153 du 21 février 2020. Ce montant est habituellement à la charge du vendeur, car c'est lui qui doit justifier de sa situation vis-à-vis du syndicat des copropriétaires avant la vente.
Ce plafond s'applique quel que soit le syndic, professionnel ou bénévole. Un syndic ne peut pas facturer un montant supérieur, sauf prestations complémentaires réellement effectuées et distinctes de l'état daté lui-même. Pour comparer les pratiques tarifaires, vous pouvez consulter notre page sur les honoraires de syndic.
Selon l'ANIL (Agence nationale pour l'information sur le logement), les frais liés aux documents de vente en copropriété figurent parmi les postes de dépense les plus mal compris par les vendeurs, faute d'explication claire du syndic (ANIL, Les frais de syndic lors d'une vente).
- Plafond légal : 380 € TTC, quel que soit le nombre de lots vendus par le même acte.
- À la charge du vendeur en pratique, sauf accord contraire entre les parties.
- Le tarif du contrat de syndic doit préciser ce montant à l'avance.
Dans quel délai le syndic doit-il remettre l'état daté ?
La loi ne fixe pas de délai chiffré précis pour la remise de l'état daté, mais le syndic doit agir dans un délai raisonnable compte tenu de la date de signature prévue chez le notaire. Un retard peut retarder la vente et engager la responsabilité du syndic si la négligence est prouvée.
En pratique, il est conseillé de solliciter l'état daté au moins trois à quatre semaines avant la date de signature, pour laisser au syndic le temps de vérifier les comptes. Un syndic qui ne répond pas aux demandes du notaire ou du vendeur peut être relancé formellement, voire mis en cause si le retard cause un préjudice avéré.
Ce point figure parmi les obligations du syndic envers les copropriétaires vendeurs, au même titre que la tenue à jour de la comptabilité et la transmission des documents de gestion.
- Anticiper la demande dès la signature du compromis de vente.
- Prévoir un délai de trois à quatre semaines avant l'acte définitif.
- Relancer par écrit en cas de silence prolongé du syndic.