La visioconférence en assemblée générale, est-ce obligatoire ?
Non, la tenue d'une assemblée générale en visioconférence n'est pas une obligation générale. Le syndic peut proposer ce format, mais l'assemblée peut aussi se tenir en présentiel ou en format mixte. Le choix dépend souvent de l'organisation du syndic et de la demande des copropriétaires.
Dans une petite copropriété de 10 à 25 lots, la visioconférence facilite surtout la participation des copropriétaires absents ou éloignés. Pour une présidente de conseil syndical qui veut faire bouger les choses, le format reste un sujet pratique à discuter avec le syndic avant la convocation. Retrouvez le fonctionnement complet de ce format dans notre article sur l'assemblée générale en visioconférence.
Le choix de l'outil revient en général au syndic, qui organise la séance et convoque les copropriétaires selon les règles habituelles. La convocation est notifiée au moins 21 jours avant la date de l'assemblée générale, sauf urgence, ce délai pouvant être allongé par le règlement de copropriété (art. 9 et 10 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967).
- Le format (présentiel, visioconférence, mixte) peut être discuté en amont avec le conseil syndical.
- Le délai de convocation reste le même quel que soit le format choisi.
Quels critères choisir pour un outil de visioconférence d'assemblée générale ?
Un outil adapté doit permettre d'identifier chaque participant, de distinguer les présents des représentés, et de compter les votes de façon fiable. Pour une petite copropriété, la simplicité d'usage compte autant que les fonctionnalités : tous les copropriétaires n'ont pas l'habitude des outils numériques.
Trois familles d'outils existent aujourd'hui : les logiciels généralistes (type visioconférence d'entreprise, sans fonction de vote intégrée), les plateformes spécialisées en gestion d'assemblées générales de copropriété, et les solutions intégrées à l'extranet du syndic. Pour comparer ces approches dans le détail, consultez notre article sur l'organisation d'un vote électronique en assemblée générale.
Dans un immeuble de 15 lots où le conseil syndical suit de près la gestion, un outil mal maîtrisé peut ralentir le déroulement de la séance. Le choix d'un outil simple, avec une prise en main rapide pour des copropriétaires peu familiers du numérique, reste un critère pratique à ne pas négliger.
- Identification claire de chaque participant connecté.
- Comptage des votes séparé du décompte des présents et représentés.
- Interface simple, accessible sans compétence technique particulière.
- Compatibilité avec un ordinateur, une tablette ou un smartphone.
Comment comparer les outils de visioconférence pour une petite copropriété ?
Pour une copropriété de 10 à 30 lots, l'enjeu principal n'est pas la puissance de l'outil mais son intégration dans le suivi global de la copropriété : convocation, pouvoirs, vote, puis procès-verbal. Un outil isolé de la gestion quotidienne complique le travail du conseil syndical.
Voici un tableau comparatif des approches les plus courantes pour une petite copropriété. Il aide à situer ce que propose chaque type d'outil, sans entrer dans le détail d'une marque précise.
Avant de changer d'outil, il peut être utile de vérifier ce que prévoit déjà le contrat du syndic actuel. Pour les copropriétaires qui envisagent un changement plus large, notre guide pour changer de syndic détaille les étapes à suivre.
Quel rôle joue le conseil syndical dans le choix de l'outil ?
Le conseil syndical assiste et contrôle la gestion du syndic (art. 21 loi n° 65-557 du 10 juillet 1965), notamment en matière de mise en concurrence du contrat de syndic. Il peut faire remonter ses attentes sur l'organisation des assemblées générales, mais le choix technique de l'outil reste généralement une décision du syndic.
C'est le conseil syndical qui met en concurrence plusieurs projets de contrat de syndic avant l'assemblée générale appelée à désigner le syndic, sauf si l'assemblée l'en dispense à la majorité de l'article 25, la demande de dispense étant inscrite à l'ordre du jour de l'assemblée précédente. S'il n'existe pas de conseil syndical, cette obligation ne s'applique pas. Retrouvez le détail de cette procédure dans notre article sur la mise en concurrence du syndic.
Pour une présidente de conseil syndical qui prépare un changement de syndic, la qualité des outils numériques proposés (dont la visioconférence) fait partie des éléments à comparer entre plusieurs devis. Notre page comparatif des syndics peut servir de point de départ pour structurer cette comparaison.
- Le conseil syndical peut inscrire la question des outils numériques à l'ordre du jour.
- La mise en concurrence du contrat de syndic est une occasion de comparer les outils proposés.
Combien coûte un outil de visioconférence pour une assemblée générale ?
Le coût varie selon que l'outil est inclus dans le forfait du syndic ou facturé séparément. Certains syndics facturent l'organisation d'une visioconférence comme une prestation distincte. D'autres l'intègrent dans leur forfait annuel, sans surcoût par assemblée.
La rémunération du syndic est en principe forfaitaire ; seules certaines prestations particulières, listées de façon limitative par la réglementation, peuvent s'y ajouter (art. 18-1 A de la loi n° 65-557 et annexe 2 du décret n° 67-223). Il est donc utile de vérifier précisément, dans le contrat actuel, si la visioconférence figure dans le forfait ou dans les prestations facturées en plus. Notre article sur ce que comprend le forfait annuel d'un syndic détaille ce point.
Pour les copropriétaires qui veulent vérifier si leur budget syndic reste cohérent avec le marché, notre page estimation des frais de syndic permet de comparer sans engagement.
- Vérifiez si la visioconférence figure dans le contrat type ou en prestation supplémentaire.
- Comparez les tarifs de plusieurs syndics avant de renouveler un contrat.