Que dit la loi sur la transmission des archives entre deux syndics ?
L'article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 encadre la remise des documents et archives du syndicat lors d'un changement de syndic. Il fixe trois délais qui courent à partir de la cessation des fonctions de l'ancien syndic : 15 jours pour la trésorerie, un mois pour les documents, puis deux mois après l'expiration de ce délai d'un mois pour l'état des comptes.
Pour Laure, présidente de conseil syndical dans un immeuble de 18 lots dans le 17e arrondissement, cette question arrive juste après le vote en assemblée générale. Le nouveau syndic est désigné, mais rien n'arrive automatiquement : c'est l'ancien syndic qui doit transmettre, dans des délais précis fixés par la loi.
Ces délais ne s'enchaînent pas de façon totalement linéaire. Le délai de 15 jours et celui d'un mois courent tous les deux à compter de la cessation des fonctions de l'ancien syndic, donc en parallèle. Seul le troisième délai, celui de deux mois pour l'état des comptes, démarre après l'expiration du délai d'un mois. Si votre conseil syndical prépare un changement de syndic, gardez ce calendrier sous les yeux dès le vote en assemblée.
- 15 jours : trésorerie et références des comptes bancaires du syndicat.
- 1 mois : documents et archives du syndicat (en parallèle du délai de 15 jours).
- 2 mois après l'expiration du délai d'un mois : état des comptes des copropriétaires et du syndicat.
Quels documents l'ancien syndic doit-il transmettre en premier ?
Dans les 15 jours suivant la cessation de ses fonctions, l'ancien syndic remet la trésorerie du syndicat ainsi que les références des comptes bancaires utilisés. Ce premier délai concerne uniquement l'argent disponible et les coordonnées bancaires, pas encore les documents administratifs ou les archives de la copropriété.
Ce premier délai de 15 jours protège la continuité financière de la copropriété. Sans trésorerie transmise rapidement, le nouveau syndic ne peut pas régler les factures courantes : entretien, assurance, contrats de maintenance. C'est un point sensible pour Olivier, copropriétaire attentif à ses charges, qui veut s'assurer qu'aucun paiement ne soit retardé pendant la transition.
Le compte bancaire concerné doit être un compte séparé ouvert au nom du syndicat des copropriétaires, sans dispense possible depuis l'ordonnance n° 2019-1101 du 30 octobre 2019. Si le nouveau syndic tarde à ouvrir ce compte dans les 3 mois suivant sa désignation, son mandat peut être nul de plein droit : un point à vérifier dès les premières semaines, comme le détaille notre article sur le compte bancaire séparé en copropriété.
- Montant de trésorerie disponible à la date de cessation des fonctions.
- Relevés d'identité bancaire et références des comptes du syndicat.
- Ce délai court indépendamment de celui prévu pour les documents et archives.
Quels documents arrivent dans le mois qui suit ?
Dans le mois suivant la cessation de ses fonctions, l'ancien syndic remet l'ensemble des documents et archives du syndicat, sous forme papier et numérique. La loi ne détaille pas une liste fermée de pièces : elle vise l'ensemble des documents et archives nécessaires à la gestion de la copropriété.
Ce délai d'un mois court en parallèle du délai de 15 jours pour la trésorerie, et non après lui. C'est le moment où le conseil syndical peut vérifier que rien ne manque : pour une petite copropriété comme celle de Thomas, primo-accédant qui découvre tout juste le fonctionnement de son immeuble, c'est aussi l'occasion de comprendre ce que contient réellement le dossier de sa copropriété.
Si des documents manquent ou semblent incomplets, le conseil syndical peut solliciter le rôle du conseil syndical pour organiser une vérification méthodique avant de considérer la transmission comme terminée.
- Documents papier et numériques relatifs à la gestion du syndicat.
- Transmission à organiser avec le nouveau syndic dès sa prise de fonctions.
- Ce délai court à compter de la cessation de fonctions de l'ancien syndic, pas de la date de signature du nouveau contrat.
Quand le nouveau syndic reçoit-il l'état des comptes ?
L'état des comptes des copropriétaires et du syndicat est transmis dans les deux mois suivant l'expiration du délai d'un mois prévu pour les documents et archives. C'est le dernier maillon du calendrier légal, et il arrive donc plus tardivement que les deux premières étapes.
Ce troisième délai est souvent celui qui inquiète le plus les copropriétaires impatients de connaître leur situation financière après un changement de syndic. Patience : la loi laisse ce temps à l'ancien syndic pour établir un état des comptes fiable, après apurement des opérations en cours.
Pour anticiper cette étape, Laure peut dès l'assemblée générale demander au nouveau syndic de confirmer sa méthode de suivi, en s'appuyant sur notre guide pour changer de syndic qui détaille chaque étape de la transition.
- Ce délai démarre après l'expiration du délai d'un mois, pas à la date de cessation de fonctions.
- Il concerne l'état des comptes des copropriétaires individuellement et du syndicat dans son ensemble.
- Un décalage entre ces dates est normal et prévu par la loi.
Que faire si l'ancien syndic ne respecte pas les délais ?
En cas de retard, le président du conseil syndical ou le nouveau syndic peut mettre en demeure l'ancien syndic de transmettre les documents manquants. En l'absence de résolution amiable, le syndicat des copropriétaires peut saisir le tribunal judiciaire pour obtenir la remise forcée des pièces.
Un retard de transmission bloque la gestion courante : impossible de payer certains fournisseurs, de répondre à une demande d'état daté lors d'une vente, ou de préparer le budget suivant. Pour Olivier, qui surveille de près chaque ligne de charges, ce type de blocage est souvent le signal que quelque chose ne tourne pas rond dans la transition.
Avant d'en arriver à une procédure judiciaire, une relance écrite précisant les délais légaux de l'article 18-2 suffit souvent à débloquer la situation. Si le blocage persiste, un accompagnement spécialisé peut aider à sécuriser chaque étape : découvrez comment comparer les syndics de copropriété avant de vous engager dans une nouvelle relation contractuelle.
- Mise en demeure écrite précisant les délais légaux non respectés.
- Saisine possible du tribunal judiciaire en l'absence de réponse.
- Un dossier de passation bien documenté facilite toute démarche ultérieure.
Ces délais sont-ils différents pour une petite copropriété ?
L'article 18-2 ne prévoit pas de délais différents selon la taille de la copropriété. En revanche, les syndicats de cinq lots au plus, ou dont le budget moyen reste inférieur à 15 000 € sur trois exercices, relèvent d'un régime allégé qui simplifie certaines obligations de fonctionnement, sans modifier ce calendrier de transmission.
Pour une copropriété de 10 à 25 lots comme celles que suit souvent Coprovia dans le 17e arrondissement, le calendrier de l'article 18-2 s'applique normalement, sans simplification particulière. Le régime allégé prévu pour les très petites copropriétés concerne d'autres aspects : absence d'obligation de conseil syndical, comptabilité simplifiée, décisions par consultation écrite.
Si votre immeuble compte au plus cinq lots, consultez notre article dédié aux règles des petites copropriétés de moins de 5 lots pour vérifier si ce régime s'applique à votre situation.
- Le calendrier de transmission (15 jours, 1 mois, 2 mois) s'applique quelle que soit la taille du syndicat.
- Le régime allégé des petites copropriétés concerne au plus cinq lots ou un budget moyen inférieur à 15 000 €.
- Ce régime simplifie le fonctionnement courant, pas les obligations de passation entre syndics.