Le contrat-type : ce que la loi impose
Depuis le decret du 26 mars 2015, tous les syndics professionnels doivent utiliser un contrat-type reglementaire. Ce contrat distingue clairement le forfait de base (les prestations incluses dans le prix annuel) et les prestations complementaires (facturees en sus, a l'acte). L'objectif : permettre aux coproprietaires de comparer les offres sur une base identique.
Le forfait de base doit couvrir toute la gestion courante : tenue de la comptabilite, preparation et tenue de l'AG annuelle, gestion administrative, conservation des archives, et relation avec les prestataires. Toute prestation qui sort de ce cadre doit figurer dans la liste des prestations complementaires avec son tarif.
Forfait de base : ce qui doit etre inclus
Le forfait annuel par lot couvre normalement l'ensemble de la gestion courante. Les elements qui doivent imperativement etre inclus sont : la tenue de la comptabilite du syndicat, la preparation et la tenue d'une AG par an, l'envoi des convocations et du PV, la gestion des sinistres courants, la conservation des archives, le suivi des contrats de maintenance, et la mise a disposition d'un acces en ligne aux documents.
Attention aux syndics qui sortent certaines de ces prestations du forfait pour afficher un prix de base artificiellement bas. Par exemple, un syndic qui facture 150 euros par lot mais ajoute 50 euros de frais de convocation AG et 30 euros de frais d'acces extranet revient en realite a 230 euros par lot.
Prestations complementaires : les pieges a eviter
Les prestations complementaires les plus courantes sont : la tenue d'AG supplementaires, les etats dates (necessaires lors de la vente d'un lot), les mises en demeure pour impayes, les vacations pour reunions de conseil syndical au-dela d'un certain nombre, et la gestion de travaux importants.
Les pieges les plus frequents : des frais de photocopie factures au document, des vacations pour reunion de CS facturees des la premiere reunion, des frais de mise en demeure disproportionnes, et des honoraires de suivi de travaux calcules en pourcentage du montant des travaux (ce qui n'incite pas a negocier les devis a la baisse).
- Etat date : le tarif est plafonne a 380 euros TTC par la loi
- AG supplementaire : verifiez si le forfait inclut une ou deux AG par an
- Suivi de travaux : preferez un forfait fixe plutot qu'un pourcentage
- Mise en demeure : le cout raisonnable est de 30 a 50 euros par courrier
- Reunions CS : negociez au moins 2 a 3 reunions incluses dans le forfait
Comment comparer les offres de syndic
Pour comparer correctement, ne regardez pas uniquement le forfait de base. Demandez a chaque syndic une simulation du cout total sur la base de l'activite reelle de votre copropriete : combien d'AG, combien de reunions CS, combien de ventes par an (etats dates), volume de travaux previsible.
Le contrat-type facilite cette comparaison, mais il faut prendre le temps de lire les deux colonnes : le forfait et les tarifs complementaires. Un syndic qui inclut 3 reunions CS, les frais de photocopie et l'extranet dans son forfait a 250 euros est souvent plus avantageux qu'un syndic a 180 euros qui facture chaque prestation en plus.
5 conseils pour negocier votre contrat
- Mettez en concurrence au moins 3 syndics et comparez le cout total annuel, pas le forfait affiche.
- Negociez l'inclusion des reunions de conseil syndical (au moins 3 par an) dans le forfait de base.
- Demandez un forfait fixe pour le suivi de travaux plutot qu'un pourcentage du montant.
- Verifiez que l'extranet et la mise a disposition des documents sont inclus sans frais supplementaires.
- Fixez une duree de mandat de 1 an (renouvelable) plutot que 3 ans pour garder un levier de negociation.